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公司秘书的角色和责任

每家注册成立的公司都必须满足一项重要要求，在新加坡任命一名公司秘书。如果公司只有一名董事，则该董事不能担任公司秘书。然而，如果公司有多名董事，其中一名董事也可以兼任公司秘书。

尽管新加坡公司法没有对该职位提供具体定义或概述其职责和责任，但公司秘书主要负责处理法律规定的行政和报告职能。因此，新加坡公司秘书有责任支持公司董事，确保公司履行所有监管义务。

在新加坡注册公司时，任命公司秘书至关重要

根据负责监督商业实体和公共会计师的国家监管机构会计和企业监管局（ACRA）的规定，每家公司都必须在公司成立之日起六个月内任命一名公司秘书。需要注意的是，指定的个人必须是新加坡居民，并且不能是公司的唯一董事。

但是，允许常驻公司董事同时担任公司秘书一职，但前提是公司有多于一名董事。

对于公司董事来说，“本地居住”一词与“通常居民”具有相似的含义。这意味着新加坡公司秘书必须在新加坡有常住地，并且可以是新加坡公民、新加坡永久居民、创业准证持有者或在公司工作的就业准证持有者。（请注意，S 通行证持有者可以担任公司秘书，但没有资格担任公司董事。）


公司秘书的资格

新加坡公司的董事会负责任命公司秘书并确定其薪酬。根据《公司法》第 171(1AA) 条，新加坡上市公司的公司秘书必须具备适当的资格并至少符合以下标准之一：

•   在被任命为上市公司的公司秘书之前的五年中，曾担任过至少三年的公司秘书。

• 《法律职业法》（第 161 章）规定的合格个人。

• 《会计师法》（第 2 章）规定的注册公共会计师。

•   新加坡注册会计师协会会员。

•   新加坡特许秘书及行政人员公会协会会员。

•   国际会计师协会（新加坡）会员。

•   公司会计师协会会员（新加坡）。

公司秘书的职责

新加坡公司秘书的责任和义务根据其报告关系可大致分为三类：

1. 对公司的责任：

• 确保遵守所有相关的法定义务。

• 维护公司的商业利益。

• 促进和维持良好的公司治理实践。

• 定期出现在公司的注册办公地址。

2. 对公司董事的责任：

• 担任董事的顾问，提供必要的实际支持。

• 与董事及时分享相关信息，以促进他们积极参与董事会会议。

3. 对公司股东的责任：

• 与股东保持定期沟通。

• 维护股东利益。

• 及时发布财务报表，使股东能够在公司年度股东大会 (AGM) 上做出明智的决定。

根据 ACRA 提供的指南，新加坡公司秘书的主要角色和职责如下：

• 维护公司的法定登记册和记录。

• 组织和协调股东和董事会议。

• 按照法律要求及时提交和归档所有必要的文件。

• 为会议筹备提供行政支持。

• 向董事会提供全面的法律和行政协助。

• 通过确保董事会决策的正确执行和沟通，协助公司战略的有效实施。

• 确保公司履行所有法律义务。

• 及时了解法律和监管要求的相关发展和变化。

• 促进与股东的充分沟通。

公司秘书的职责

新加坡公司的公司秘书负责各种核心职责、雇佣合同中规定的附加职责以及信托职责。这些责任遵守监管框架内既定的合规实践，无论雇佣协议中是否明确提及。

这些职责包括： 

1. 遵守 ACRA 的法定要求

及时提交公司年度账目并维护必要的登记册。
股份转让、公司章程修订、审计师辞职或免职、注册办事处地址变更以及 ACRA 规定的其他监管要求的通知。

2. 董事会会议

组织和促进董事会会议以支持公司的正式决策过程。

3. 股东大会

根据公司法和公司章程安排年度股东大会。

4. 公司章程

确保公司和董事会遵守公司章程。

5. 与股东相关的职责

监督股票配发、发行、转让，并解决股东的疑问和影响股权的事宜。

6. 与非执行公司董事相关的职责

充当非执行董事的沟通和信息渠道。

7. 公司治理

协助公司董事在组织内实施良好的公司治理实践。

8. 公司印章

保护并确保正确使用公司印章。

9. 公司形象

验证所有正式公司信函、通知和出版物是否包含公司名称和唯一实体编号 (UEN)。

10. 海外业务

按照相关程序和法律要求，监督海外业务的正确设立。

11. 收购及出售

确保所有收购、重组、兼并和合并符合公司的最佳利益。
这些职责共同有助于公司在公司秘书职权范围内的有效运作和监管合规。
一般来说，公司秘书通常会根据其专业资格和工作经验（如雇佣合同中所述）被分配额外的职责。 这些额外职责可以涵盖各个领域，例如法律、会计/财务、人力资源、一般行政或一般管理。
 

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